Az esküvő szervezése mentálisan és fizikailag is megterhelő, ezért végig rendszerezettnek maradni nem kis teljesítmény. Hoztunk számotokra néhány hasznos tanácsot, melyek segítségével minimalizálni tudjátok a szervezés adminisztrációjával járó stresszt és álmatlan éjszakák számát. 

Digitális dokumentáció

Bár sok esküvői szolgáltató még mindig papíralapú szerződést használ, próbáljatok meg minél inkább áttérni a digitálisra. A szerződések, számlák és más fontos dokumentumok nyomon követésének legjobb módja, ha a felhőben vagy esküvőszervező platformon tároljátok azokat, így például okostelefonról is bármikor elérhetitek a fájlokat, amikor szükségetek van rájuk.

Esküvői email fiók

A szervezési folyamat során elképesztő mennyiségű levelet fogtok küldeni és kapni, ezért azt tanácsoljuk, hogy hozzatok létre egy esküvői e-mail fiókot (pl. enikoestamaseskuvoje@gmail.com), vagy használjatok belső levelezési rendszerrel rendelkező esküvőszervező weboldalt/alkalmazást, amelyet kizárólag az esküvővel kapcsolatos kommunikációra használtok. Így a fontos levelek nem vesznek el a személyes vagy munkahelyi e-mailek között.

Pinterest okosan

A Pinterest inspirációk tárházaként szolgálhat számotokra, legyen szó meghívóról, tortáról, dekorációról, hogy csak néhány kategóriát említsünk. Azt javasoljuk, hogy a kiválasztott képeket ne egy főtáblára mentsétek, hanem külön táblát hozzatok létre szolgáltatói kategóriánként (például, haj, smink, virág stb.). Azáltal, hogy a fotókat ilyen módon rendezitek, célzottan tudjátok bemutatni ötleteiteket a szolgáltatóknak, akik könnyebben megértik elképzelésetek. Egy dologra azonban nagyon figyeljetek, ha a Pinterest-et használjátok: az alkalmazáson megosztott képek nagy része vagy csúcskategóriás eseményekről vagy stílusos fotózásokról származnak, így az ott látottak megvalósítása nem mindig kivitelezhető. Éppen ezért ne ragaszkodjatok szigorúan a képekhez, inkább emeljétek ki azokat a részleteket – pl. virágkompozíció, asztaldísz –, amelyek segítségével közelebb kerülhettek az elképzeléseitekhez, anélkül, hogy jelentősen megnövelnétek a költségvetést.

Digitális vendéglista

Ahelyett, hogy órákat töltenétek el levelek küldésével és telefonhívásokkal, időt takaríthattok meg, ha a vendégek adatainak kezelésére is digitális alkalmazást használtok inkább. Például létre tudtok hozni privát esküvői weboldalt, amelynek az elérhetőségét e-mailben megoszthatjátok a vendégekkel, így lehetővé teszitek számukra, hogy a levelezési adataikat megadják. Az összeállított vendéglistát így nem csak a meghívók küldéséhez, de például az ültetés megtervezéséhez és az asztalra helyezett ültetőkártyákon is fel tudjátok használni.

Feladatlista

Egy esküvő szervezése nagyon sok lépésből áll és sokszor bizonyos teendők egymásra épülnek. Annak érdekében, hogy ne vesszetek el a feladatok között, és ne felejtsetek el semmit, mindenképp javasoljuk, hogy használjatok feladatlistát. 

“Az Enlaced Feladatlista funkciója esküvőszervezőként fogja a kezetek a szervezés során, így pontosan tudjátok mikor melyik feladattal kell foglalkoznotok.”

 A feladatok automatikusan státuszolásával pedig könnyen nyomonkövethetitek a szervezés aktuális állapotát.

Fizetési emlékeztetők

A legtöbb esküvői szolgáltatóval kötött szerződésben rögzítve vannak a szerződött szolgáltatások fizetési határidejei. Egy adott szolgáltatás megrendelésének sok esetben akár három fizetési részlete is lehet: előleg/foglaló, első fizetési részlet, fennmaradó összeg. Az esküvőszervezés tengernyi teendője közepette könnyen megfeledkezhettek egy-egy fizetési kötelezettségről, éppen ezért már a szerződést aláírását követően állítsatok be emlékeztetőt a határidőkről. 

Az Enlaced oldalán például minden szerződéskötést követően a fizetési határidők automatikusan bekerülnek a naptárotokba, így elkerülitek a kellemetlenségeket.

Online ültetési terv

Óriási feladat annak eldöntése, hogy ki hova üljön, különösen, ha nagy esküvőt terveztek. A folyamat leegyszerűsítésének egyik módja az, ha online ültetési tervet készítetek. A weben több olyan ültetéstervezővel találkozhattok, amelyek lehetővé teszik, hogy kiválasszátok az asztalok formáját, milyen elrendezésben legyenek a székek és hány fős legyen egy asztal - de akár egyedi alaprajz feltöltésére is van lehetőség. A vendégek nevének ülőhelyhez rendelése mellett étkezési információkat (például, ételallergia) is megadhattok, az így összegyűjtött adatokat pedig egyben el tudjátok küldeni a catering számára.

Forgatókönyv

Több hónapos szervezés után már csak pár hét választ el titeket a Nagy naptól. 

“Az esküvő dátumának közeledtével, hogy minden a lehető leggördülékenyebben menjen, mindenképp készítsetek forgatókönyvet, melyet megosztotok a szerződött szolgáltatókkal.” 

Az Enlaced Forgatókönyv funkciója segítségével könnyedén elkészíthetitek esküvőtök napjának menetrendjét, megadva egy adott eseményt, melyhez időpontot, helyszínt, feladatot és felelőst tudtok rendelni. A forgatókönyvet időben továbbítsátok a szolgáltatóitok részére, hogy megismerjék a teljes nap programját, és tudják mikor számítotok az érkezésükre. A felelős beállításával minden szolgáltató egyszerűen átlátja, hogy a Nagy napon mikor, hol és mi a teendője. A forgatókönyvet nem szükséges kinyomtatnotok, bármely okos eszközön követhetitek, a teendőket pedig egy kattintással elvégzettnek tudjátok jelölni.

Fotók: Rabloczky András