Legyen szó a párok bizonytalanságáról, betegségről, globális egészségügyi vagy pénzügyi válságról, az esküvőket időnként elhalasztják. Bár ezt egyetlen pár sem szeretné fontolóra venni, érdemes tisztán látni a felmerülő teendőket illetően, amennyiben módosul az esküvő dátuma. 

Ha azzal a döntéssel álltok szemben, hogy elhalasztjátok a Nagy napotokat, akkor valószínűleg sokféle érzelmet fogtok átélni, ami teljesen természetes. A dátum változásának okától függetlenül szükséges a következő lépések megtétele: szerződések átolvasása, szerződött szolgáltatók tájékoztatása és lehetséges új időpont egyeztetése velük, a násznép tudtára adni a halasztást, költségvetés felülvizsgálata és a meglévő szerződések módosítása.

Szerződések átolvasása

Legyen szó saját elhatározásról vagy külső tényezőről, az esküvő dátumának halasztása előtt olvassátok el a már szerződött szolgáltatókkal kötött szerződéseket. A dokumentumok kulcsfontosságú információkat tartalmaznak, arra vonatkozóan, hogy milyen feltételekkel lehet változtatni a dátumot és milyen pénzügyi következményekkel kell számolnotok a módosítás végett. A legtöbb szolgáltató szerződésében szerepel a „vis major” kikötés, de hogy pontosan mit takar ez a záradék, az a szerződés szövegétől függ. Ha bizonytalanok vagytok, vagy kérdésetek lenne, forduljatok ügyvédhez. 

Kommunikáció a szolgáltatókkal

Ha az esküvő napját át kell ütemezni, először is azokkal a kulcsemberekkel kell beszélni, akikkel már leszerződtetek. Attól függően, hogy esküvőszervezővel vagy nélküle szervezitek esküvőtöket, szükséges elkezdeni a partnerek tájékoztatását. Ha esküvőszervezővel dolgoztok, ő az első, akinek tudnia kell a módosításról, hiszen a későbbiekben a szervező feladata lesz a többi szolgáltatóval egyeztetni a lehetséges új dátumot. Amennyiben magatok intézitek a szervezéssel járó feladatokat, javasoljuk, hogy a helyszín kapcsolattartóját tájékoztassátok először, hiszen ő tudja a lehetséges szabad időpontokat. Mielőtt véglegesítitek az új dátumot, érdemes egyeztetni a többi szerződött szolgáltatóval, hogy a kinézett új időpontban elérhetők e és csak ezt követően dönteni. Az Enlaced segítségetekre lehet az újratervezésnél, hiszen az adatbázisban elérhetők a szolgáltatók foglalt időpontjai, így láthatjátok mely szolgáltatókkal mikor tervezhettek.

Násznép értesítése

Az e-mail egy lehetséges tájékoztatási módszer , mert gyors, de egyben személytelen is, ezért javasoljuk, hogy inkább személyesen vagy telefonon tudassátok a vendégekkel a módosítást. Miután informáltátok a násznépet az új dátumról, tudni fogjátok, hogy változik e az eredeti létszám. Ezt követően jelezni tudjátok a helyszín és catering felé az esetleges módosulást. A vendégeknek továbbá érdemes segítséget nyújtani a már lefoglalt szállások és transzfer módosításában is. 

Költségvetés felülvizsgálata

Míg a szolgáltatók zöme mindent megtesz annak érdekében, hogy együttműködjön a párokkal és extra költségek nélkül módosítsa az időpontot, ez nem mindig lehetséges díjmentesen. 

A szolgáltatások díjai az évszaktól függően változhatnak, ezért, ha áthelyezitek egy másik negyedévre vagy évre, akkor a szezonalitás miatt más árakat kaphattok ugyanarra az esküvőre. 

Miután megtörtént az új dátum kiválasztása, frissítsétek a költségeiteket, hogy lássátok milyen többlettel kell számoljatok. Az Enlaced Költségkövető funkciójának segítségével szolgáltatói kategóriánként tudjátok rögzíteni a költségtételeket, továbbá figyelemmel kísérni a tervezett és aktuális költéseket.

Szerződések módosítása

Nagyon fontos, hogy minden módosítást dokumentáljatok, annak érdekében, hogy az esküvőt követő elszámolások során ne legyenek félreértések.

Egy esküvő dátumának módosítása nem kellemes, de van, hogy szükségszerű. Legyetek rugalmasak az újratervezés során és próbáljatok meg arra fókuszálni, ami igazán fontos: hamarosan eljön életetek egyik legfontosabb napja, az ahhoz vezető út bár lehet rögös, de attól még élvezhetitek minden pillanatát. 

Fotó: Rablóczky András

#módosítás